精細化文檔管理,看易稻殼如何為企業賦能

隨著業務對大數據分析的需求日益增長,非結構化數據的管理逐漸成為企業數據管理的重要組成部分。鑒于非結構化數據擁有豐富和多樣的信息量(無格式文本、各類格式文檔、圖像、音頻、視頻等多種異構的格式文件), 因此較之結構化數據擁有更大的數據資產化價值;但凡事皆有兩面,非結構化數據的無序性、分散性、難以標準化和理解,也對企業的數據規劃治理提出了新的挑戰。

傳統企業數字資產(非結構化數據)的管理難點

數據的合規性、安全性風險

1.企業安全合規經營風險:大量過程文檔、結果文檔在流轉、利用的過程中存在一些隱性的安全合規問題成為企業安全經營的挑戰。

2.文檔安全體系及權限、行為控制風險:文檔體系缺乏一套完整的權限控制及行為控制體系,版本管理、外發分享、文檔安全方面有一定風險。

數據資產復用及知識體系構建

1.數字資產流失及復用面臨挑戰:大量業務文檔、項目文檔的企業及組織可復用經驗無法傳承及復用,對集團提升組織的持續競爭力造成一定長期影響。

2.企業知識運營:如何持續盤活不斷激增的以文檔檔案為主的非結構化數據,使之成為企業能夠傳承迭代的知識體系的一部分。

企業運營效率的降低和人力成本的提升

1.持續增長的文檔數量:文檔增長迅速,非結構化數據爆發式增長,企業目前沒有集中統一的存儲、管理系統。

2.圍繞文檔展開的工作效率持續降低:人員及組織架構越來越龐大,文檔查找、定位及協作耗費的員工時間成本不斷攀升。

那么,如何對傳統企業中存在的大量非結構化數據進行安全合規的有效治理,進一步發揮其數據資產化價值,成為眾多智能 IT 軟件企業研究的課題。上海泰列渥克信息科技有限公司作為一家有著二十余年信息化行業服務經驗的本土化軟件企業,深知統一集中的數據資產在企業業務系統及業務場景中流轉的重要性,開發迭代的易稻殼企業數字資產管理平臺,可有效解決傳統企業非結構化數據資產的管理難題。

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易稻殼文檔管理功能亮點

1.數字資產體系化管理,為企業搭建非結構化數據平臺

將企業所有分散存儲于個人、系統的文檔統一集中上傳至文檔庫,通過構筑內容業務場景(檔案、合同、項目文檔管理、過程文檔管理、知識運營等業務場景),配合企業的數字資產管理戰略,實現數字資產在業務過程中自然沉淀積累在數字資產管理平臺。

2.文檔加密系統管理,滿足企業安全合規保障

· 文檔放心、安全分享

Web及移動端分享可控可查,分享有效期,指定分享人、加密分享、分享追溯皆可實現。

· 文檔加密嚴密且簡單

基于AD域控的安全加密機制,增加權限管理,加強資產保護。

3.文檔自定義授權,構建企業級文檔分類權限體系

· 構筑完整的文檔權限體系

文檔庫&文檔&文件夾多分級并實現自定義授權,實時保護監管,未經審批或無授權無權外發。

· 文檔全生命周期監控

全程回溯所有文檔操作記錄,操作人,提供業務追溯及審計依據。

4.文檔管理全面電子化,提升企業運營效率

· 文檔協同

實時多人在線協同編輯,動態拼合。

· 高效定位

自定義編寫搜索算法,強大的搜索引擎對全站數據進行檢索,全盤一秒實現搜索掃描。

· 文檔多版本差異化比對

多文檔在線對比,免除人工審閱糾錯,減少時間成本及潛在風險。

· 文檔全生命周期管理

所有文檔全版本有案可查,記錄所有差異、修改及歷史流轉情況。

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易稻殼文檔管理體系經典案例

1.項目:中芯國際機密文檔管理中心

實施內容:

項目成果:本項目的方案是芯片行業的標桿,項目實施至今未發生過一期文檔外泄事故,有效保障產品研發的資料安全。通過平臺的在線協作,為中芯國際在節約工作成本、減少誤差層面取得豐碩成,并且文檔數字資產從創建到存檔完全在線不落地,權限對應到人,有效保護企業的數字資產不流失。

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2.項目:立邦企業門戶&文檔中心

實施內容:

項目成果:立邦文檔管理平臺歷時2年,涉及集團4個事業部,38個部門,覆蓋共計8000多個員工...在易稻殼文檔管理平臺上,立邦集團實現了秒級搜索、權限管控、實時分享無障礙的便捷,同時自動隔離掃描的防護體系免除了服務器頻繁中毒困擾。

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關于企業--上海泰列渥克信息科技有限公司

上海泰列渥克信息科技有限公司,是一家專業從事軟件研發業務的公司,是國家認證軟件企業及高新技術企業。公司重點深耕企業數字資產管理及現代服務業務中臺,產品包括易稻殼企業數字資產管理平臺、Telework現代服務業務中臺,并具備大型系統定制開發、數據中臺整合、IT人才外包、系統云遷移、系統運維等業務。發展至今,已服務了覆蓋大消費、大健康、農牧、智能制造、全渠道分銷及零售連鎖、餐飲連鎖、商業地產等二十多個行業,世界各地近600家中大型企業客戶。

公司擁有獨立研發和技術服務中心200人研發團隊,已通過CMMI3國際認證,有超過60個產品著作權;超50人的純IT咨詢團隊,具備業務咨詢、信息化咨詢能力;深入業務場景,賦能產品,項目100%成功交付上線,服務好客戶是泰列渥克多年的立足之本。